Un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) es un software que permite controlar y auditar las principales actividades de la empresa. Pero para comprender cómo funciona, es necesario conocer en qué consiste la gestión de procesos de negocios en las organizaciones. Este artículo presenta los puntos clave para decidir cómo implementar este tipo de aplicaciones, y da a conocer el caso de KAVAC, el sistema de gestión organizacional de CENDITEL.
Por: Santiago Roca (CENDITEL).
INTRODUCCIÓN
Cuando las relaciones entre las diferentes unidades de la empresa se vuelven más complejas, es necesario contar con formas de optimizar la gestión de los procesos de negocio, sobre todo si se tiene en mente mejorar su rendimiento. En ese sentido, la implementación de sistemas de planificación de recursos organizacionales tiene como misión proporcionar herramientas para manejar eficientemente las actividades y las tareas de la organización, de forma coordinada y auditable.
Este artículo explica en qué consiste la planificación de recursos empresariales y cuáles son las funciones de los sistemas de planificación de recursos empresariales, a partir de la explicación de conceptos básicos y ejemplos que permitirán entender las ventajas y retos de la implantación de estas herramientas.
¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES?
Para desenvolverse eficientemente, las organizaciones deben desarrollar un conjunto de procesos que contribuyan con el cumplimiento de sus metas. Entre tales procesos, la planificación de recursos tiene como objetivo controlar la manera en que la organización administra las actividades y los insumos que sirven para su funcionamiento. Así, una definición de planificación de recursos empresariales la describe como una práctica sistemática para controlar el ingreso, manejo y rendición de cuentas de las actividades y los recursos (financieros y no financieros) de las organizaciones.
Sin embargo, hoy día la planificación de recursos empresariales involucra más que el seguimiento administrativo de los activos de la empresa. Gracias a la implementación de sistemas de planificación de recursos empresariales, es posible observar y controlar la mayoría de las actividades de la organización, lo que proporciona ventajas como la oportunidad de coordinar distintos procesos de forma simultánea. Por lo tanto, la implantación de sistemas de planificación de recursos representa una opción para realizar un control sistemático de los procesos fundamentales de cualquier organización.
Ahora bien, ¿en qué consiste la planificación de recursos empresariales? Las organizaciones pueden modelarse conociendo la estructura organizacional y el conjunto de relaciones que permiten que las actividades tengan resultados tangibles. La estructura puede representarse a través de un organigrama, en el cual se identifican las unidades organizacionales y sus relaciones jerárquicas. En cambio, los procesos pueden representarse a través de flujos que exponen las actividades que ejecuta cada instancia, los insumos que recibe y los productos que ofrece al resto de la organización.
Estos modelos demuestran que la organización está constituida por unidades que deben engranarse para prestar servicios que contribuyan con los fines de la organización. Así, la implementación de enfoques de planificación de recursos organizacionales tiene como misión proporcionar métodos y herramientas para gestionar eficientemente la organización.
Los procesos de la organización pueden ilustrarse a través del enfoque de “cadena de valor” (Vera et al., 2019). Existen un conjunto de procesos principales responsables de crear valor para la organización y sus clientes; y existen procesos de apoyo, que proporcionan insumos para los anteriores. Entre los procesos principales pueden contarse:
- Logística de entrada
- Operaciones
- Logística de salida
- Mercadeo y ventas
- Servicios de post-venta
En comparación, entre los procesos de apoyo pueden encontrarse:
- Infraestructura y sistemas
- Recursos humanos
- Tecnología
- Compras
El modelado de los procesos primarios y los procesos de apoyo ofrece una imagen precisa de la organización, incluyendo su estructura organizacional y la interacción entre las diferentes unidades. Por ejemplo, el desarrollo de proyectos y la manufactura pueden considerarse procesos sustantivos de la cadena de valor, en tanto que la gestión de recursos humanos y la gestión financiera pueden considerarse procesos de apoyo.
Pero sería un error pensar que una organización puede desarrollar eficientemente sus proyectos si las áreas de personal y de gestión financiera no se manejan de forma correcta. Por eso es necesario que la organización sea capaz de realizar un control coordinado de sus diferentes instancias operativas a través de sistemas de gestión automatizados.
Entonces, ¿cómo implantar la planificación de procesos empresariales? Las empresas suelen tener requerimientos específicos, dados por factores diversos, como el ramo de la industria a la que se dedican o la ubicación territorial. Por ejemplo, una empresa de ventas online que realiza entregas a domicilio, tiene necesidades logísticas diferentes a una cadena distribuidora cuyos clientes compran en establecimientos físicos. Por eso, la implementación de métodos y software de planificación de procesos empresariales depende de que se puedan ubicar soluciones adaptables que permitan explotar las fortalezas de la organización.
En resumen, ¿qué beneficios aporta la planificación de procesos empresariales? Además de que ofrece herramientas para la gestión administrativa de los recursos de la empresa, su valor trasciende el aspecto meramente administrativo. En primer lugar, ayuda a proporcionar mejores experiencias de satisfacción al cliente, lo cual es una condición para el posicionamiento de la empresa en el mercado. Pero además, la planificación ofrece información útil a los niveles operativos y directivos para estudios de inteligencia de negocios. En este sentido, la importancia de la planificación de recursos empresariales es que ofrece una fotografía en tiempo real del rendimiento de la organización.
Y ¿cómo elegir una solución para la planificación de recursos empresariales? Se deben buscar aplicaciones de gestión de recursos empresariales que cumplan dos condiciones: que contribuyan con la ejecución de los procesos y actividades de la empresa, y que lo hagan de forma adaptable, de manera que la organización pueda ejercer el control sobre sus recursos al mismo tiempo que se mantiene en sintonía con el entorno de servicios.
Para cumplir con estos requerimientos, la gestión encuentra la ayuda de diversos sistemas de información orientados a la gestión de recursos empresariales.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES?
La definición de un sistema de planificación de recursos empresariales, o sistema ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), lo describe como un sistema informático que registra información sobre los procesos de negocios de la organización, a partir de los registros suministrados por las diferentes unidades, con el propósito de incrementar la eficiencia de la gestión organizacional y alcanzar las metas de la empresa. En otras palabras, se trata de sistemas de software que sirven de apoyo para la ejecución de los diferentes procesos y tareas de la organización. Por lo tanto, los ERP son una respuesta informática a los retos de gestión integral de la empresa.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales ofrecen las funciones de un panel de control de la empresa, desde el cual los analistas, supervisores y directivos pueden observar cómo los recursos de la organización responden a los requerimientos de los procesos principales y de apoyo. Esto representa una ventaja frente a la adopción de prácticas administrativas apoyadas en herramientas de ofimática, como las hojas de cálculo y los sistemas contables, porque automatiza la coordinación entre las diferentes áreas de trabajo y facilita el control de la gestión.
Entonces, ¿cuáles son las características de los sistemas de planificación de recursos empresariales? Para responder a los requerimientos de las organizaciones, las aplicaciones de planificación de recursos deben contar con un conjunto de propiedades que incrementan su importancia para la gestión de la empresa, tales como las siguientes:
- Integrales: los sistemas deben cubrir todas las etapas de cada proceso, de manera que apoyen su desenvolvimiento de forma coordinada. Por ejemplo, la ejecución de una actividad en la unidad de compras, como la adquisición de un equipo, genera un requerimiento en la unidad de almacén, por lo que ambos eventos deben ser procesados de forma unitaria. Esto permite que los procesos puedan ejecutarse sin dilaciones causadas por la transición de una etapa a otra. Además, garantiza que se pueda realizar un registro único de las actividades y los resultados de cada área.
- Modulares: las aplicaciones están integradas por módulos o sub-sistemas que pueden funcionar de modo independiente según las necesidades de la organización. Por ejemplo, es posible que una empresa de servicios requiera todas las funciones de contabilidad, pero no necesite módulos de logística porque su negocio no incluye la entrega de productos. Los sistemas de planificación de recursos permiten que las organizaciones instalen los módulos que necesiten para gestionar sus propios procesos de negocio.
- Adaptables: el software posee opciones de configuración que permiten adaptarlo a los parámetros de funcionamiento de cada empresa. Por ejemplo, las empresas de un mismo ramo pueden utilizar diferentes prácticas de servicio post-venta. La adaptabilidad de los sistemas ERP les permite adecuarse a los procedimientos y métodos implementados por las empresas. Desde otra perspectiva, la adaptación de sistemas de ERP también representa una oportunidad de servicio para las empresas que proveen este tipo de sistemas.
Ahora bien, ¿qué funciones cumplen los sistemas de planificación de recursos empresariales? Si bien cada empresa puede tener necesidades específicas, los sistemas de planificación suelen atender ciertos procesos que son básicos para todas las organizaciones. Por ejemplo, el sistema de planificación de recursos organizacionales KAVAC, desarrollado por CENDITEL, se propone ofrecer módulos que atiendan los siguientes procesos (CENDITEL, 2020):
- Presupuesto
- Finanzas
- Contabilidad
- Compras
- Bienes
- Almacén
- Comercialización
- Talento Humano
- Atención al Ciudadano
La manera en que cada software responde a los requerimientos de las organizaciones depende de cómo los desarrolladores decidieron incorporar las necesidades de las empresas o de los entes públicos en las opciones de funcionamiento de cada herramienta. Para seguir con el ejemplo anterior, el sistema KAVAC de CENDITEL posee las siguientes características:
- Diseño modular, para adaptarse a los procesos de negocio de cada organización
- Configurable, gracias a un panel de configuración general y para cada módulo
- Genera documentos, reportes gráficos y guarda el histórico de información de cada unidad
- Desarrollado en software libre, con una comunidad de soporte distribuida por el mundo
Este tipo de propiedades facilita la adaptación del sistema ERP a la estructura organizativa y los procesos operativos de diferentes tipos de organizaciones. Así mismo, ofrecen la opción de modificar las características del programa en cualquier momento, para que mantenga vigencia como apoyo de las actividades de la organización. En este ejemplo, el software también permite contar con opciones de seguridad de la información y alternativas de soporte técnico que se encuentran al mismo nivel del resto de las opciones del mercado.
Tomando en cuenta lo anterior, ¿qué ventajas tienen los sistemas de planificación de recursos empresariales? Dado que las aplicaciones de planificación se proponen mejorar la ejecución y el seguimiento de las actividades de las diferentes unidades organizacionales, se pueden mencionar las siguientes ventajas:
- Integración de la información: los datos que generan los diferentes procesos están disponibles de forma estandarizada y en una sola plataforma, lo que facilita el registro y manejo de los recursos, además de que ofrece una fuente de información verificable. Así, se puede ubicar fácilmente el estado de las finanzas, el manejo de recursos humanos o el inventario de clientes.
- Optimización de los procesos de gestión: el software permite hacer seguimiento a actividades comunes como las cobranzas o la entrega de pedidos, y elimina la necesidad de unificar la información de los diferentes departamentos. Además, es posible realizar análisis de las operaciones casi en tiempo real, lo que permite tomar decisiones para mejorar el rendimiento de la empresa.
- Incremento del alcance de la empresa: las aplicaciones de ERP están diseñadas para reducir costos y ahorrar tiempo, lo que permite que la empresa pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado y obtener ventaja frente a los competidores. Además, aunque la adopción de nuevas tecnologías es un factor de competitividad, también puede presentar nuevas oportunidades de colaboración entre empresas gracias a la optimización de la data.
Ahora bien, para emprender la adopción de este tipo de tecnología se debe conocer ¿qué obstáculos encuentra la adopción de sistemas de planificación de recursos organizacionales? La implementación de este tipo de sistemas involucra de forma transversal a todos las unidades de la organización. Por lo tanto, es necesario observar que existen los siguientes retos:
- Adaptación: los sistemas de planificación representan una ventana para la realización de actividades de ingeniería organizacional. Por ejemplo, puede ser necesario modificar algunos procesos de la empresa para adaptarla al modo de funcionamiento del sistema. También se pueden solicitar modificaciones específicas al software para adaptarlo a la empresa.
- Conocimientos: estas aplicaciones implican la integración de nueva tecnología en la gestión de la empresa. Esto puede conllevar la compra de licencias de software (en el caso de sistemas privativos), así como la contratación de servicios de soporte técnico y de capacitación del personal. Estas actividades, entre otras, pueden generar costos no previstos.
- Formación: para la adopción de software de ERP se debe capacitar al personal de las diferentes áreas en los procedimientos y las operaciones de los sistemas de software. Pero también se necesitan dinámicas para conformar una nueva cultura organizacional, fundada en las ventajas del sistema de planificación y la adaptación a nuevos modos de colaboración.
En todos estos casos, las empresas deben considerar que la integración de sistemas de planificación tendrá algunos costos en términos de dinero, tiempo y rendimiento de las operaciones. Por lo tanto, las mejores soluciones de software ERP deben intentar reducir el impacto de la adopción del sistema en la empresa. Por ejemplo, un proveedor de aplicaciones de ERP puede ofrecer las siguientes ventajas:
- Estudio organizacional orientado a la optimización de procesos
- Adaptación del software a solicitud del cliente
- Utilización de productos en software libre (licencias abiertas)
- Servicio técnico directo de la empresa desarrolladora
- Actividades de formación a través de sistemas online
CONCLUSIONES: ¿DEBO UTILIZAR UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL?
La distinción entre procesos principales y procesos de apoyo se utiliza para establecer un criterio de diferenciación en las actividades de la empresa, pero en realidad las actividades tienden a integrarse de diferentes maneras. Así, para un sistema de planificación de recursos empresariales, la relación entre unos y otros es transparente, porque su función principal es ofrecer una plataforma para la gestión de las actividades de la empresa prácticamente sin fisuras. En resumen, la adopción de estos sistemas puede aportar diferentes beneficios:
- Proporciona un medio para el registro de información de los procesos de la organización
- Facilita el acceso a la información para que las unidades puedan coordinar sus funciones
- Permite hacer seguimiento de la gestión de los procesos y el desempeño de las unidades
- Ofrece información actualizada para la toma de decisiones estratégicas y operativas
En este sentido, los sistemas de planificación de recursos organizacionales permiten reducir los tiempos de respuesta de las distintas unidades, apoya el trabajo de los niveles de dirección y mejora el rendimiento de la empresa. Por lo tanto, si se requieren herramientas para facilitar la gestión de la empresa y mejorar su rendimiento, la adopción de sistemas de gestión organizacional puede ser una buena opción.
Para conocer más sobre KAVAC, el sistema de gestión de recursos organizacionales de CENDITEL, visita el proyecto o escribe al correo: servicios@cenditel.gob.ve.
Más información
CENDITEL (2020). Kavac. Sistema de gestión de recursos. Recuperado de: https://gestion.cenditel.gob.ve/trac/wiki/kavac
Vera, J.; Molero, M.; Vargas, R. (2019). Kavac, Tecnologías de la información y comunicación (TIC) para la gestión organizacional. Revista Electrónica Conocimiento Libre y Licenciamiento. 20 (10). Mérida: CENDITEL; pp. 83-96. Recuperado de: https://convite.cenditel.gob.ve/revistaclic/index.php/revistaclic/article/view/983