La adopción de un sistema de gestión de recursos puede reportar varios beneficios a las pequeñas empresas y a los entes de la administración pública. Sin embargo, no se trata simplemente de la compra e instalación de un software, sino que requiere un análisis de los costos y oportunidades que ofrecerá el sistema. En este artículo se explican algunos aspectos sobre costos y cómo éstos deben armonizarse con la contratación del proveedor de servicios correcto.
Por: Santiago Roca (CENDITEL).
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) poseen varias características que favorecen su utilización en las unidades administrativas de las empresas o de la administración pública. En general, se trata de sistemas que integran la información de diversas áreas en tiempo real, dependen de una base de datos común y utilizan un entorno gráfico consistente, por lo que contribuyen a mejorar el manejo de la organización.
Sin embargo, la adopción de un sistema de gestión de recursos involucra diferentes aspectos, como la apreciación de su valor económico para el usuario y el proceso de adaptación organizacional. Por ello, no debe darse por sentado que se trata de un proceso sencillo. La evaluación de las potencialidades del ERP en la organización y la comunicación constante con el proveedor del servicio son dos aspectos claves para la implementación de este tipo de sistemas.
En este artículo se exploran los costos y los beneficios de la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales, y se revisan algunos aspectos que permiten valorar adecuadamente las ventajas de un proveedor de servicios de consultoría en ERP. Para aprender más, se utiliza como referencia el caso de KAVAC, el sistema de gestión de recursos de CENDITEL.
OPORTUNIDADES Y VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS
Anteriormente se abordó el tema de la selección del ERP como un proceso basado en tres partes: análisis y decisión, selección y contratación, implementación y adaptación. Ahora es necesario reconocer la manera en que un sistema de gestión de recursos se inserta eficientemente en la organización con el fin de comprender su importancia. En el plano operativo los pasos más importantes son:
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Preparación: el análisis de los procesos organizacionales tiene como fin realizar el análisis de requerimientos, modelar los procesos de negocio e incluso valorar la posibilidad de cambiarlos.
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Instalación: el software se instala en la empresa y comienza la adaptación entre el flujo de trabajo de las áreas administrativas y las funcionalidades que ofrece el sistema.
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Configuración: aunque este tipo de sistemas se basa en procesos estandarizados, es necesario calibrarlos según las prácticas de la organización para adecuarlos a sus necesidades específicas.
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Migración de datos: trata del proceso de recopilar y cargar los datos administrativos alojados en sistemas utilizados anteriormente y adaptarlos a las métricas e indicadores del sistema.
Una vez culminados estos procesos, la organización cuenta con el apoyo de un sistema que le ofrece diversas ventajas en el manejo de las áreas administrativas. Entre las ventajas de los sistemas de gestión de recursos, pueden contarse las siguientes:
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Permiten la integración de los procesos organizacionales, además de que reducen el tiempo de respuesta y los costos globales.
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Los datos pueden ser utilizados por diferentes unidades e incorporan prácticas y estándares de seguridad.
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Se almacena el historial de todas las operaciones, lo que permite evaluar el rendimiento de la organización.
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Mayor eficiencia por área, por ejemplo, inventarios mejor ajustados a las demandas reales, lo que facilita optimizar la planificación de gastos.
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Canalizan el seguimiento de las diferentes etapas de un proceso continuo a través de diferentes áreas.
La implementación de un sistema de gestión de recursos representa una ventaja importante para el manejo de la información de la organización. Por una parte, elimina pasos como la consolidación de los datos en diferentes formatos y los coloca en un recipiente que permite utilizarlos eficientemente. Así mismo, facilita la estandarización y la adopción de indicadores consistentes para la entidad. Estos aspectos ofrecen un fundamento palpable a las operaciones, mejoran la capacidad de gestión estratégica y brindan mayor legitimidad a las decisiones, lo que es más importante para las instituciones públicas.
En comparación, las desventajas de los sistemas de gestión de recursos suelen estar en el ámbito organizacional. Entre otros aspectos, es posible que las actividades de ajustes (rediseño, entrenamiento, etc.) generen retrasos en la organización, lo que puede afectar negativamente su competitividad. También puede suceder que la organización quede a merced del proveedor, que puede incrementar los costos de servicio o reducir las actividades de soporte, como en el caso de los sistemas centralizados y con licencias privativas.
Para conducir eficientemente el proceso de adopción del ERP, aprovechando los beneficios y reduciendo los costos, se debe contar con un proveedor de servicios capaz de reconocer las necesidades administrativas de la organización. Pero antes es necesario aprender a evaluar los costos de implementación del ERP.
ESTIMACIÓN DE COSTOS EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS
La adopción de un sistema de gestión de recursos también incluye un conjunto de gastos contables que es necesario apreciar adecuadamente con el fin de estimar su impacto en las finanzas de la organización. Algunos de los costos de los sistemas de planificación de recursos incluyen los siguientes:
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Equipos: hardware dedicado como computadoras y servidores, software específico y servicios de terceros, como instalación de redes.
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Implementación: gastos relacionados con la adopción del sistema, como el análisis de tareas, el entrenamiento del personal y la documentación.
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Migración de datos: tareas para garantizar la disponibilidad y seguridad de los datos en el nuevo sistema.
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Desarrollos específicos: modificaciones que deban realizarse en el sistema a solicitud del usuario.
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Licencia: pago de tasas por el uso del sistema ERP según los términos del proveedor, la modalidad de uso (local o web), el número de usuarios, etc.
Es necesario prever todos los gastos que supone la implementación del sistema de gestión de recursos. Para ello, se pueden usar técnicas como la medición del retorno de inversión (ROI), que consiste en estimar la relación entre el dinero gastado y el dinero ganado luego de la implementación del software.
La medición del ROI sirve de criterio para la evaluación del software de gestión, en tanto que permite cuantificar los gastos y estimar los beneficios potenciales de la implantación. En este sentido, ofrece un insumo para valorar la importancia de la contratación de proveedores de servicios de ERP en la organización, al comparar los gastos con los beneficios potenciales. Esto permitirá fundamentar la toma de decisiones en el corto, mediano y largo plazo.
Para estimar el ROI es necesario cuantificar y comparar los gastos y los beneficios del proceso de implantación en la organización, como por ejemplo, en el crecimiento del número de clientes o en la reducción de los gastos de inventario. Así mismo, será necesario incluir los gastos de implementación del sistema de gestión de recursos. La medición del ROI será favorable si permite observar un incremento de los beneficios y una reducción de costos luego de un proceso de inversión que sea tolerable para la empresa o la institución.
Como se ha observado, los costos de adoptar un sistema de gestión de recursos van más allá del tema de la compra de software, e incluyen aspectos tan diversos como el pago de licencias y la contratación de servicios que incluyen actividades como el entrenamiento y el soporte técnico. Estos aspectos entran también en la estimación de costos y beneficios del proyecto, e inciden directamente en la necesidad de ubicar un proveedor que comprenda las posibilidades de la empresa o del ente público que desee adoptar el software.
SERVICIOS DE LOS PROVEEDORES DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS
Una vez que se examinaron algunas de las actividades relacionadas con la implementación del ERP, se puede preguntar qué trabajos pueden realizar los proveedores de sistemas de gestión. Aunque la oferta varía dependiendo el caso, se pueden mencionar los siguientes:
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Mantenimiento: ofrecer actualizaciones del sistema para solucionar posibles fallas, proporcionar mejoras o entregar nuevas versiones del software. Incluso pueden volver a instalar el sistema en caso de pérdida o daño de los equipos.
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Asistencia: colaborar para resolver problemas o necesidades relacionadas con el uso del software, como completar algunas tareas, resolver dudas de los analistas o recuperar información. También realizar algunas actualizaciones a solicitud de la organización, como cambio de logos o sustitución del personal responsable en el registro.
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Auditoría: realizar operaciones de control para comprobar la integridad del código del software o de los datos almacenados en el sistema, a solicitud de la parte contratante.
Es razonable que en la selección del proveedor de software ERP se incluya la opción de contar con asistencia integral, no sólo durante el proceso de implantación del ERP, sino también durante el tiempo que requiera la empresa o el ente público para ajustarse a su utilización.
El servicio de consultoría de manejo de ERP de CENDITEL reconoce las necesidades de los entes de la administración pública y de las pequeñas empresas, y las convierte en alternativas de trabajo colaborativo para facilitar la adopción del sistema de gestión de recursos KAVAC. Este servicio incluye los siguientes aspectos:
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Diagnóstico: análisis y modelado de las prácticas de gestión de recursos de la organización. Este es uno de los pasos más importantes de la adopción de un sistema de gestión de recursos.
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Instalación de KAVAC: ubicación del sistema en los servidores de la organización. Este paso incluye la definición de los requerimientos técnicos y las pruebas operativas en las diferentes áreas de trabajo
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Configuración de KAVAC: adaptación del sistema a las tareas de las diferentes áreas, incluyendo la migración de datos a la nueva plataforma.
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Soporte técnico: atención a las dudas de los usuarios y resolución de incidentes relacionados con el uso del software. También incluye las actualizaciones de mantenimiento del sistema.
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Capacitación técnica: entrenamiento del personal en la utilización del sistema, con énfasis en el aspecto operativo, pero sin olvidar la dimensión estratégica de la organización.
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Curso en línea: implementación de un programa de formación en el manejo del sistema, con contenidos operativos orientados a la resolución de problemas.
El servicio de consultoría de manejo de ERP de CENDITEL elimina algunos de los costos más comunes en la adopción de los sistemas de gestión, como el pago por una licencia de uso, debido a que ofrece un producto con licencia de software libre. Además, el enfoque de instalar el software en los equipos de la organización reduce la dependencia del ente con respecto al proveedor, al contrario del esquema de Software as a Service, donde los usuarios quedan sujetos a las restricciones del propietario del programa.
Adicionalmente, la consultoría en manejo de ERP ofrece asistencia en los procesos de diagnóstico, instalación y configuración del sistema, así como también la capacitación de personal de forma presencial o en línea. De esta manera se garantiza que la institución cuente con los medios para administrar el software de acuerdo con sus propios requerimientos, pero al mismo tiempo se le ofrece asistencia en el manejo y el mantenimiento del sistema.
CONCLUSIONES
La implantación de un sistema de gestión de recursos puede ofrecer diferentes ventajas para la empresa, como la oportunidad de manejar sus datos de forma uniforme y estandarizada, lo que redunda en mejoras para el desenvolvimiento de las diferentes áreas. No obstante, también se trata de sistemas complejos, que involucran a diferentes niveles de la organización y que deben ser evaluados de acuerdo con sus ventajas cualitativas y cuantitativas.
El proveedor de servicios de ERP es un acompañante en la adopción de los sistemas de gestión, pero sus ventajas varían en cada caso. La consultoría en manejo de ERP de CENDITEL ofrece los servicios más relevantes en este campo, como la instalación, el soporte técnico y la capacitación del personal. Al mismo tiempo, elimina varios gastos innecesarios para las instituciones, como el pago de licencia y otras tarifas comunes de las plataformas web, porque ofrece un software libre que puede ser instalado en los equipos de la entidad.
Para conocer más sobre KAVAC, el sistema de gestión de recursos de CENDITEL, visita el proyecto o escribe al correo: servicios@cenditel.gob.ve.
MÁS INFORMACIÓN
CENDITEL (2020). Kavac. Sistema de gestión de recursos. Recuperado de: https://gestion.cenditel.gob.ve/trac/wiki/kavac
González, M.; Molero, M.; Montilla, K.; Roca, S.; Rujano, M. (2020). Proyecto KAVAC. Sistema de gestión de procesos administrativos para la APN. Revista Electrónica Conocimiento Libre y Licenciamiento. 21 (11).
Suárez, C. (2016). Software de gestión empresarial. Guía práctica. España: Edisa.
Vera, J.; Molero, M.; Vargas, R. (2019). Kavac, Tecnologías de la información y comunicación (TIC) para la gestión organizacional. Revista Electrónica Conocimiento Libre y Licenciamiento. 20 (10).