La utilización de un sistema de gestión de recursos en la administración pública o en las empresas requiere estudiar las necesidades reales de la organización, seleccionar una oferta de servicio y planificar los cambios a implantar. En este artículo se ofrecen algunas orientaciones para cumplir eficientemente con el proceso de implantación de un sistema de gestión de recursos o ERP.
Por: Santiago Roca (CENDITEL).
INTRODUCCIÓN
La adopción de un sistema de gestión de recursos (ERP, por sus siglas en inglés) en la administración pública o en las empresas es un proceso complejo que requiere la atención de diferentes niveles organizativos. Sin embargo, de realizarse exitosamente puede tener resultados beneficiosos para el rendimiento de las organizaciones.
En el caso de las empresas, estos sistemas permiten integrar la información en una plataforma unificada y ayudar a mejorar los procesos y las operaciones. En la administración pública también es útil para hacer más eficiente el funcionamiento de la institución de acuerdo con los requerimientos del entorno jurídico e institucional del ente.
Es claro que la implementación de un sistema de gestión de recursos es una decisión que afecta a toda la organización. Por esa razón, este artículo recoge un conjunto de recomendaciones para tomar la decisión sobre la adopción del software, seleccionar una propuesta de servicio e implementar un sistema de gestión de recursos en la administración pública o la empresa.
¿CÓMO DECIDIR LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS?
Antes de comenzar el proceso de implementación del sistema de gestión de recursos es necesario investigar algunas cuestiones básicas sobre la institución o la empresa que lo va a utilizar. Todo proceso de adopción de nuevas tecnologías comienza con dos pasos:
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Analizar las necesidades: se deben definir los procesos y las operaciones que serán objeto de la automatización a través del ERP. Esto implica comparar las funciones del software y las actividades de cada unidad, con el fin de decidir si es necesario modificar las tareas o el software.
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Evaluar la implementación: se deben estimar los pasos para adaptar el software de modo centralizado en la organización. Esto incluye decidir la vía de instalación del software y la realización de actividades conexas, como la capacitación de personal. También es necesario evaluar los costos en dinero, tiempo e impacto en la producción de la institución.
Un aspecto central es conocer las potencialidades y los costos asociados con la adquisición y mantenimiento de sistema de gestión de recursos. Por ejemplo, algunos paquetes incluyen el pago anual de una licencia de uso y la contratación de un servicio de asistencia técnica exclusivo. Estos son costos que pueden incrementar el impacto de la implementación en la organización.
En este caso, es necesario realizar una evaluación de las características técnicas el software y del servicio de soporte del proveedor. Como referente, el proyecto KAVAC de CENDITEL ofrece un software de gestión de recursos adaptado a las necesidades específicas de los entes públicos, para que los usuarios puedan cumplir sus objetivos con el apoyo del equipo de soporte del sistema.
¿CÓMO SELECCIONAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS?
Los métodos de evaluación y selección de sistemas de gestión de recursos plantean un conjunto de pasos para organizar el proceso de adquisición, por lo que incluyen etapas como la definición de criterios de decisión y la contratación de un proveedor de servicios de software.
Algunos métodos de evaluación y selección de sistemas de gestión son los siguientes:
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Método de ayuda sistemática (Systematic Help for an ERP Acquisition SHERPA): la decisión se toma en función de un conjunto de criterios (nivel funcional, técnico y de servicios), que luego son ponderados en el análisis.
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Metodología para la evaluación y selección de un sistema ERP (MSSE): la decisión se formula a partir de criterios definidos en el análisis de necesidades de la organización.
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Método de evaluación multicriterio: la decisión se basa en un conjunto de criterios cualitativos y cuantitativos (económico, administrativo, logístico, tecnológico, etc.) que luego se jerarquizan para evaluar el software.
En síntesis, todos los métodos abarcan un conjunto de etapas que incluyen:
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Decidir la adopción de un ERP
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Ubicar soluciones de mercado
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Solicitar información a los proveedores
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Definir un conjunto de criterios de evaluación
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Utilizar los criterios de evaluación
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Validar los resultados de la evaluación
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Contactar a los proveedores
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Cerrar la contratación
Aunque los métodos tengan puntos en común, las diferencias prácticas surgen en relación con el tipo de organización y sus necesidades reales. En este sentido, para elegir un método es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
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Tipo de organización: pequeñas empresas y entes públicos pueden tener diferentes tipos de necesidades.
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Criterios de evaluación: la selección y ponderación de criterios de evaluación, como adaptabilidad del software y servicio técnico.
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Compatibilidad con el mercado: el entorno de mercado puede ofrecer diferentes tipos de productos.
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Condiciones de contratación: factores como el pago de licencias o el servicio de soporte exclusivo pueden influir en la decisión.
En razón de estas características, se puede optar por un determinado conjunto de criterios para seleccionar un proveedor de sistema de gestión de recursos más adecuado para la organización.
El proyecto KAVAC de CENDITEL ofrece un software modular y de código abierto, adaptado a los procesos más comunes en los entes públicos. Cada módulo del sistema puede instalarse de modo independiente y el producto está disponible bajo una licencia de software libre. Este tipo de aspectos permiten ofrecer un sistema más adaptable a las necesidades de los entes públicos y de las empresas.
¿CÓMO IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS?
La implementación del sistema de gestión de recursos debe garantizar que el software sea adoptado por el ente público haciendo el mejor uso de sus ventajas y con el menor costo posible. El proceso inicia con un estudio técnico y económico que permita estimar los costos de adoptar el software y realizar pronósticos realistas sobre su utilización.
Es necesario que la organización realice una evaluación profunda de los cambios para evaluar aspectos como el impacto en la cultura organizacional, las formas de trabajo, los costos inmediatos y las ventajas en temas como la inteligencia de negocios.
Así mismo, se debe consolidar el compromiso de todos los niveles de la institución, para que el personal se involucre activamente en las distintas actividades de adopción del software. Este compromiso debe traducirse en acciones concretas de participación en el proceso de implantación.
En una primera etapa, para desarrollar la implantación del software de gestión de recursos es necesario definir los siguientes aspectos:
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Alcance: qué módulos se van a implementar
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Procesos: qué áreas usarán el sistema
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Restricciones: limitaciones económicas, técnicas o logísticas
En razón de los resultados, se puede planificar un proceso de adopción por departamento, de manera de involucrar al personal responsable y registrar los avances de la experiencia sin afectar a toda la organización.
El trabajo con el proveedor de servicios debe facilitar el cumplimiento de las diferentes etapas de implantación, como el modelado de procesos y la redacción de documentos de soporte. La empresa consultora debe ofrecer experiencia en análisis y diseño organizacional, así como capacidades de desarrollo para dar respuesta a requerimientos concretos en el menor tiempo posible.
En una segunda etapa, la implantación operativa del sistema de gestión de recursos debe seguir los siguientes pasos:
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Modelar los procesos de negocio: se pueden representar los procesos que se desea automatizar a través de herramientas como diagramas de actividades que incluyan tareas, entradas, salidas y actores.
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Alineación con las prácticas del ERP: se realiza un rediseño de las actividades y procesos de la entidad y se sistematiza para aprobación de los interesados.
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Plan de implantación: se definen las tareas para implantar el ERP, con los tiempos y los responsables, en el marco de la planificación de la organización, para prevenir que se retrasen las operaciones.
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Pruebas de procesos: se establece un plan de pruebas para corregir las posibles deficiencias del modelo utilizado, y se ejecutan las pruebas en un espacio preparado para ello o en producción.
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Apropiación del sistema: se realizan actividades de adaptación del personal a los métodos y sistemas de trabajo, como actividades de capacitación de los operadores y de la dirección.
El desarrollo de KAVAC se basó en el análisis de necesidades de los usuarios, por lo que el proyecto cuenta con un equipo experto en la materia. Además, la documentación ilustra cómo el sistema apoya a las organizaciones, con actividades como la capacitación de personal y la publicación de contenidos especializados.
CONCLUSIONES
La implementación de un sistema de gestión de recursos es un proceso que puede organizarse en tres grandes etapas: decisión, selección e implantación.
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La decisión se basa en el análisis de necesidades y facilita insumos para la planificación del proceso.
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La selección está fundamentada en la utilización de criterios de evaluación de software adaptados a los objetivos de la organización.
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La implantación se funda en la ejecución de los pasos operativos para la entrada en funcionamiento del software.
En cada caso, es necesario que el proceso que exista una coordinación adecuada entre los diferentes niveles de la organización, así como entre el personal de la organización y el proveedor del sistema.
Para conocer más sobre KAVAC, el sistema de gestión de recursos organizacionales de CENDITEL, visita el proyecto o escribe al correo: servicios@cenditel.gob.ve.
MÁS INFORMACIÓN
CENDITEL (2020). Kavac. Sistema de gestión de recursos. Recuperado de: https://gestion.cenditel.gob.ve/trac/wiki/kavac
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