La administración pública puede hacer uso de los sistemas de gestión de recursos empresariales y beneficiarse de sus ventajas. No obstante, para ello es necesario conocer cuáles son las demandas que presenta a las iniciativas de desarrollo de software. En este artículo se ofrecen algunas orientaciones para la implementación de sistemas de gestión en la administración pública, a partir de la experiencia de KAVAC de CENDITEL.
Por: Santiago Roca (CENDITEL).
INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión de recursos empresariales, conocidos como sistemas ERP por sus siglas en inglés, fueron ideados originalmente para el seguimiento de procesos en las empresas. No obstante, existen varias razones para que sean utilizados en la administración pública (AP), como por ejemplo la necesidad de ejecutar procedimientos administrativos con altos niveles de control e interoperabilidad.
En este sentido, se requiere el desarrollo de sistemas de gestión orientados a las necesidades específicas de la AP, que reconozcan las exigencias de los procesos administrativos generales tanto como las particularidades de este tipo de organizaciones.
En este artículo se abordan las características de un proyecto de desarrollo de sistema de gestión para la administración pública, tomando como referencia el caso de KAVAC de CENDITEL. Para ello, se describe un enfoque de diseño y desarrollo valorado como herramienta para generar un producto adecuado a las necesidades de la AP.
1. GESTIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
La administración pública constituye el cuerpo organizacional responsable de la ejecución de las políticas públicas y de los proyectos operativos del Estado, y su desempeño incide en los resultados de gestión y la aceptación de las decisiones del poder político.
En este sentido, la AP posee características que influyen en la manera de adoptar sistemas de planificación de recursos empresariales. Así, deben cumplir tareas administrativas comunes, como manejo de ingresos, compras y personal. Pero estas tareas tienen relevancia en razón de la funciones políticas de la administración pública.
Por lo tanto, la AP debe hacer uso racional de los recursos asignados, pero a diferencia de las empresas, posee un compromiso jurídico y político explícito. De ahí que la implementación de sistemas de gestión de recursos resulta importante para optimizar la eficiencia de la gestión.
Para comprender las necesidades de la AP, es necesario describir sus funciones de apoyo y sus requerimientos específicos. Por ejemplo, un ente público puede realizar actividades de presupuesto y finanzas, pero también mantener actividades de atención al ciudadano. Además, existen requerimientos no funcionales, como la conservación de la integridad de la información, que son indispensables para el buen manejo de la gestión.
Esta situación requiere el modelado de los procesos que cumple la AP, de forma que los objetivos organizacionales dirijan la forma de implementar el sistema de gestión. En este sentido, algunas de las necesidades que debe resolver la AP son:
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Implementación eficiente del control de operaciones
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Integración de los servidores públicos como agentes de control
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Adaptación al marco jurídico que rige la organización
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Incorporación de los estándares informáticos del área
Las soluciones tecnológicas pueden ser de software privativo o de software libre. El software privativo requiere el pago de una licencia para el uso de la aplicación, mientras que el software libre se puede instalar y modificar con menos restricciones, lo que tiene como ventaja mayor adaptabilidad a las necesidades de los usuarios. Además, existen diferentes condiciones de servicio para cada caso, las cuales deben ser evaluadas al momento de decidir la inversión de fondos públicos en sistemas de gestión.
Ahora bien, ¿cómo integrar las necesidades específicas de la AP en el desarrollo de sistemas de gestión de recursos organizacionales? Esto se responderá en la próxima sección.
2. DESARROLLO DE SOFTWARE DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
En el caso de la administración pública, existen normas que rigen el manejo de recursos del Estado, cuyas pautas son transferidas a los entes de gestión responsables de la ejecución administrativa. Esto quiere decir que la AP exige la automatización de los procesos administrativos en diferentes niveles, de forma congruente con las exigencias del entorno institucional.
Este escenario requiere la implementación de herramientas flexibles y adaptables, de arquitectura modular, que permita que los sistemas de gestión reflejen fielmente la realidad administrativa de la organización.
El desarrollo de este tipo de aplicaciones amerita la adopción de metodologías que integren las necesidades de los usuarios con las especificaciones de una arquitectura de software óptima. En el caso del desarrollo de software libre, este proceso cumple los siguientes pasos:
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Conceptualización: recopilación y organización de la información
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Administración: planificación y seguimiento de tareas
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Construcción: definición de objetivos, desarrollo y liberación de software
KAVAC, el sistema de gestión de recursos organizacionales de CENDITEL, ha sido desarrollado con este enfoque metodológico. Como resultado, se definió como un sistema integrado que automatiza los procedimientos administrativos para la gestión de los recursos humanos, materiales y financieros de la AP (Vera et al., 2019).
En consecuencia, el desarrollo de KAVAC atiende las necesidades y requerimientos de la AP, con la incorporación de políticas, normas y procedimientos que regulan los procesos presupuestarios y financieros del sector público. Con el desarrollo de KAVAC, se plantea ofrecer una herramienta para sistematizar los procesos de la gestión administrativa y mejorar el rendimiento de la organización.
Este sistema está adecuado a las exigencias de la administración pública venezolana, como los lineamientos establecidos por la Oficina Nacional de Presupuesto, y se encuentra orientado a apoyar los procesos administrativos a través de los siguientes módulos: Almacén, Presupuesto, Compras, Contabilidad, Bienes, Finanzas, Talento Humano, Oficina de Atención al Ciudadano, Soporte Técnico y Comercialización.
El proceso de desarrollo ha seguido los siguientes pasos:
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Levantamiento de información a través de entrevistas con usuarios de las áreas administrativas relevantes.
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Modelado de procesos de cada departamento para definir los casos de uso de cada módulo.
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Actividades de desarrollo, pruebas, documentación y liberación del software.
Estos pasos tienen como fin garantizar que el resultado sea un sistema adaptado a las necesidades de la administración pública. En el siguiente punto se explicará la manera de evaluar las opciones de adquisición y los resultados de este tipo de software de gestión.
3. KAVAC: SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Un sistema de gestión de recursos como KAVAC se basa en las características de la administración pública para proporcionar soluciones adaptables a los requerimientos jurídicos, a la vez que facilita los procesos administrativos que requiere la gestión pública de forma coordinada. Además, se ofrece como software libre, lo que brinda mayores ventajas de adaptación para los usuarios.
La comparación entre KAVAC y otros sistemas de gestión, como SAP y SIGESP debe basarse en un conjunto de criterios como los siguientes (González et al., 2020):
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Utilización de software libre
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Adaptación a las normativas jurídicas
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Sistema de gestión de usuarios
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Tipo de arquitectura: Cliente-servidor o MVC
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Integración de módulos: unificados o modulares
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Lenguaje de programación
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Seguridad y respaldo de la información
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Usabilidad de la información
En comparación con otros sistemas, KAVAC está basado en software libre, se adapta a las normativas vigentes y, por ser un desarrollo nacional, puede modificarse sucesivamente. Además, permite definir los permisos de usuario de forma autónoma, posee una arquitectura MVC y un desarrollo modular, lo que facilita utilizar los módulos de gestión que sean requeridos para cada caso. Finalmente, incorpora medidas para salvaguardar y recuperar la información, y capacidad para exportar datos en diferentes formatos.
Adicionalmente, el proyecto KAVAC, como sistema de apoyo a la gestión organizacional, puede proporcionar las siguientes ventajas indirectamente vinculadas con el software:
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Ingeniería organizacional: estudio de los requerimientos de la organización para adaptarla a este tipo de herramientas o para modificar el software.
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Capacitación de personal: formación de los servidores públicos a través de métodos online para capacitarlos en el manejo de las herramientas.
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Gestión de información: manejo eficiente de información para la producción de informes de operaciones, resultados de investigación y publicaciones.
Este tipo de procesos forman parte de la adopción de un sistema de gestión de recursos organizacionales, pero pueden aprovecharse en beneficio de la AP si se cuenta con un ente de servicios que proporcione orientación precisa para su cumplimiento.
CONCLUSIONES
La administración pública comparte algunas características con las empresas, como por ejemplo, la necesidad de cumplir procedimientos administrativos en diferentes áreas de gestión. No obstante, también se encuentran diferencias importantes que se originan en la función pública de la AP. Por esto, para emprender el desarrollo de sistemas de gestión para la administración pública, es necesario utilizar métodos de desarrollo centrados en el usuario y en la organización.
En el caso de KAVAC, el sistema de gestión de recursos organizacionales de CENDITEL, la metodología de desarrollo de software libre proporcionó los medios para el diseño y desarrollo de un producto adaptado a las necesidades de la AP, gracias al estudio y modelado de la realidad de las organizaciones del sector.
Para la evaluación de estos sistemas es necesario utilizar un conjunto de criterios que coloquen sobre la mesa la versatilidad del producto, con miras a mejorar los procesos organizacionales de la AP. Y, finalmente, valorar las posibilidades que ofrecen este tipo de soluciones para emprender procesos de ingeniería organizacional, capacitación de personal y manejo de información en la administración pública.
Si quieres conocer más sobre el Proyecto KAVAC de CENDITEL visita: https://tibisay.cenditel.gob.ve/
MÁS INFORMACIÓN
Vera, J.; Molero, M.; Vargas, R. (2019). KAVAC, Tecnologías de la información y comunicación (TIC) para la gestión organizacional. Revista Electrónica Conocimiento Libre y Licenciamiento. 20 (10).
González, M.; Molero, M.; Montilla, K.; Roca, S.; Rujano, M. (2020). Proyecto KAVAC. Sistema de gestión de procesos administrativos para la APN. Revista Electrónica Conocimiento Libre y Licenciamiento. 21 (11).